Ninguna entidad pide el inventario igual que la anterior: cambian los campos, cambian los reportes, cambia cómo quieren que se agrupe. Todo lo que es configurable se ajusta a lo que te piden, dentro de tu proyecto; lo que no lo es, se evalúa.
Defines con qué se captura, sobre qué estructura de la entidad y cómo se etiqueta lo que levantas.
La ficha con la que se captura en campo la armas tú: qué campos aparecen, cómo se llaman, en qué orden van y cuáles son obligatorios. El inventariador ve exactamente lo que esa entidad pide, ni un campo de más.
La base contable de la entidad entra completa desde una hoja de cálculo, no se digita. Lo mismo con los ambientes, las áreas, los responsables, el catálogo y las cuentas contables: cada uno tiene su plantilla.
El catálogo de denominaciones se carga en tu proyecto —el de la SBN o el que la entidad use— y asiste al inventariador mientras escribe. Nadie tiene que saberlo de memoria: escribes cualquier palabra que recuerdes del bien y aparecen todas las denominaciones que la llevan, sin importar en qué parte del nombre esté.
Sedes, áreas, ambientes, responsables y cuentas contables. Cargas una vez cómo está organizada la entidad y todo lo que levantas cuelga de ahí: por eso los reportes salen ordenados por dependencia, por responsable o por cuenta contable, que es como te los piden.
Controla la asignación de etiquetas a los equipos de inventario y planifica su uso según el avance del trabajo, manteniendo el control de los rangos asignados y utilizados.
Levantas con el bien delante, con señal o sin ella, contrastando contra el patrimonio en el momento y con su foto.
Concilia los bienes desde el mismo levantamiento. Cuando el código patrimonial no está disponible, Nexsyan permite identificar el registro correspondiente a partir de otros datos del bien y vincularlo en campo, reduciendo el trabajo posterior de conciliación.
El inventariador entra al sótano de máquinas y se le cae la señal. Nexsyan sigue funcionando con los datos guardados en el equipo: levanta, busca en el catálogo y contrasta contra el patrimonio igual que arriba. Cuando vuelve la conexión, lo capturado entra solo.
El cuarto de máquinas también entra al inventario.
Se levanta sin señal y el trabajo entra solo cuando el equipo vuelve a tener red.
El otro modo de captura: en vez de levantar desde cero, el inventariador sale con la lista de lo que debería estar en el ambiente y coteja bien por bien, marcando cada uno como conforme u observado.
Cada bien queda con su foto, pegada a su registro y no en una carpeta suelta. Te sirve para sostener una denominación dudosa, respaldar una observación y que nadie discuta después el estado en el que estaba. Se toma sin señal y sube cuando hay red.
Lo que pasa en campo y no es un bien: un ambiente cerrado, un responsable que no aparece, un acceso negado. Queda registrado con fecha, con quién lo reportó y con quién lo resolvió, y se puede escalar dejando constancia de a quién y por qué. Te sirve de sustento cuando la demora no fue tuya.
Ves qué avanzó cada equipo, qué ambientes faltan, qué planillas están firmadas y qué registros están mal.
Ves qué sede va en cuánto, qué ambientes faltan y cómo rinde cada equipo. Te sirve para decidir a dónde mandas gente mañana, no para enterarte el viernes.
El barrido de la entidad, ambiente por ambiente: cuáles se visitaron, cuáles no tienen bienes y cuáles ya no existen. Sabes qué puertas faltan abrir, y las que no tienen nada quedan justificadas en vez de pendientes para siempre.
La planilla agrupa los bienes de un ambiente bajo su responsable, y su estado está a la vista: digitada, impresa, firmada. La firmada vuelve escaneada al sistema, así que el sustento con la firma del responsable queda dentro y no en un archivador.
Cada equipo trabaja con su propio rango y en todo momento sabes cuáles se usaron, cuáles quedan libres y quién los tiene. Parece un detalle menor y es donde se cae un servicio: sin rangos asignados, dos equipos terminan pegando el mismo número.
Ves los errores mientras hay tiempo de corregirlos: denominaciones fuera del catálogo, registros repetidos, encabezados que no coinciden con su planilla. Y los bienes anulados se anulan y se pueden recuperar, no desaparecen.
Lo que se levantó en el ambiente equivocado se mueve entre planillas, ubicaciones y equipos sin volver a campo. Y lo que un revisor detecta mal se le reporta al inventariador que lo capturó, con seguimiento hasta que lo corrige.
Lo que quedó dudoso no se pierde: se registra con su tipo, se lista por ambiente y se absuelve antes de entregar. Cada inventariador ve los suyos pendientes.
Entregas los reportes finales, dejas la documentación del proyecto en el sistema y el proyecto sigue disponible después de la entrega.
No los diseñas: vienen listos. Con carátula, con subtotales y con la agrupación que la entidad pide. Si tu proyecto necesita uno que no está, se agrega.
Reponer las etiquetas patrimoniales de una entidad es un trabajo aparte, y lo que necesitas es saber en qué va: cuántos bienes ya la tienen puesta y cuántos faltan, equipo por equipo. Ves lo pendiente en el orden en que se recorre, por sector y ambiente.
Actas, contratos e informes en un solo lugar, con su versión vigente a la vista. Separas lo que ve tu equipo de lo que ve tu cliente, y queda registrado quién descargó qué.
Entregado el inventario, tu proyecto sigue en línea durante el periodo contratado. La entidad consulta lo suyo cuando lo necesita, sin pedir una exportación ni esperar a nadie.
El inventario es el núcleo. Alrededor está lo que el trabajo necesita para ejecutarse.
Quién entra a tu inventario, con qué datos y desde cuándo. El legajo de tu equipo en el mismo sistema donde ocurre el trabajo, con sus contratos y sus pagos registrados, no en una carpeta aparte.
Marcación diaria, horarios y cierre del mes. Cada persona de tu equipo consulta lo suyo sin preguntar, y quien gestiona ve el detalle completo.
La credencial con la que tu equipo entra a la entidad, y las constancias de trabajo que después alguien pide. Salen del mismo legajo, con el diseño que definas.
Tu hoja de cálculo o tu tablero leen del proyecto directamente, en solo lectura y con permiso por cada conexión. Se actualizan solos y nadie exporta a mano cada semana.